继美国中文作家协会第二届理事会与第三届理事会交接会议之后，美国中文作家协会第三届理事会于2020年12月5日晚上通过Zoom平台召开了“2021年理事会换届全体会员大会”筹备委员会会议，会议由李岘主席主持，第三届理事会全体成员出席了会议。
会上成立了“2021年理事会换届全体会员大会”筹委会，由第三届理事会所有成员组成，他们是：李岘、文昊、胡沅、谭瑞钦、崔萍。
李岘主席在会上进一步确认了“2021年理事会换届全体会员大会”召开的时间是在2021年1月9日（星期六），加州时间晚上7点。
李岘主席是换届会员大会的统筹。她特别说明了这次大会是通过Zoom网络平台召开，在技术操作和相互配合等方面都与以往的大会不同，不但需要筹委会的每一个人花时间、花精力认真地做好大会之前的每一项准备工作，而且需要作协全体成员的精诚配合。同时，李岘主席还报告了换届会员大会的总体构想以及大会的统筹形式和内容，并逐一地将每一项准备工作落实到了筹委会的每一个人身上。还强调了为了保证换届会员大会的顺利召开，要在会议召开之前，确保每一位作协成员都能了解Zoom的使用功能。
副主席文昊是这次换届会员大会的技术总监，负责发放下载和使用Zoom的指南和通知，并指导与此次会议相关的所有技术方面的问题。在此次筹委会上，文昊副主席介绍了用Zoom召开换届会员大会的相关技术操作和注意事项，并提议在12月下旬举办一次作协全体成员参加的Zoom Meeting功能测试，以确保换届会员大会的顺利进行。这一提议得到了所有与会者的赞同。
秘书长胡沅负责整理、制作换届会员大会上要用的所有证书，落实参加换届会员大会的名单，并预设12月下旬请作协全体成员参加的Zoom 测试会议等工作。
财务长谭瑞钦负责落实广告以及准备与账务有关的提案，并完成账务报告。
会员理事崔萍与秘书长胡沅配合，落实所有会员都能参加换届会员大会，帮助居住在中国的会员下载和使用Zoom，配合账务长谭瑞钦跟进广告事宜；同时，负责主持换届会员大会，预先录制“有声频道”视频等。
尽管一场灾难改变了我们的日常生活，改变了我们开会的方式，但借助高科技，我们依然能够看见彼此的面容、听见彼此的声音、了解彼此的状况，依然能够把关爱真实地呈现在每一个人的面前。作协希望每一位作协成员都能参加此次盛会，请大家密切关注作协随后发布的每一个通知。
图片是Zoom meeting截图。第一排左起：李岘、文昊；第二排左起：胡沅、崔萍；第三排：谭瑞钦
美国中文作家协会第三届理事会秘书长胡沅整理报道
